Das Konzept in 30 Sekunden

myPraesenz digitalisiert den gesamten Weg von der Arbeitszeiterfassung bis zur Lohnvorbereitung. Statt Papier, Excel-Listen und Doppelarbeit gibt es einen einzigen Ort, an dem alle Beteiligten zusammenarbeiten – jeder sieht genau das, was er braucht, nicht mehr und nicht weniger.

Das System kennt drei Ebenen, die aufeinander aufbauen wie eine Pyramide:

Mitarbeitende (Basis) erfassen ihre Arbeitszeit und beantragen Abwesenheiten. Sie sehen nur ihre eigenen Daten.

Praxisleitung (Mitte) hat den Überblick über ihr Team: Wer ist da, wer fehlt, stimmen die Zeiten? Sie genehmigt Anträge, prüft Stunden und gibt den Monat frei.

Headquarter (Spitze) sieht alle Standorte auf einen Blick, vergleicht Kennzahlen und exportiert die Daten für die Lohnbuchhaltung.

Jede Ebene baut auf der darunter auf: Erst wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten erfasst haben, kann die Praxisleitung prüfen. Erst wenn die Praxisleitung den Monat freigegeben hat, kann das HQ kontrollieren und den Lohn-Export auslösen.

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Anleitung für Mitarbeitende (MPA / Dentalassistenz)

Was myPraesenz für dich bedeutet

Dein Arbeitstag hat einen klaren Rhythmus: du kommst, du arbeitest, du machst Pausen, du gehst. myPraesenz bildet genau diesen Rhythmus ab – nicht mehr und nicht weniger.

Das Prinzip ist einfach: Du stempelst digital statt auf Papier. Das System rechnet für dich: wie viele Stunden du heute gearbeitet hast, wie dein Überstundenkonto steht, wie viele Ferientage du noch hast. Alles, was du früher mühsam in Excel oder auf einem Zettel nachgeführt hast, passiert jetzt automatisch.

Warum das gut für dich ist: Du siehst jederzeit transparent, wo du stehst. Keine Überraschungen am Monatsende, keine Diskussionen über Stunden. Und wenn du mal vergisst zu stempeln, kannst du es bis zu 7 Tage rückwirkend nachtragen.

Wie es mit der Praxisleitung zusammenhängt: Deine Praxisleitung sieht die gleichen Daten und kann sie prüfen. Wenn alles stimmt, gibt sie den Monat frei – das ist wie eine gemeinsame Unterschrift unter deine Stunden. Wenn etwas nicht stimmt, kann sie es korrigieren (mit einem Kommentar, damit alles nachvollziehbar bleibt).

Anmelden

1. Öffne https://lindenhof.mypraesenz.corvosoft.com (dein Standort-Link)
2. Gib deine E-Mail und dein Passwort ein
3. Klicke auf Anmelden

Tipp fürs Handy: Öffne die URL im Browser → "Zum Home-Bildschirm hinzufügen" → myPraesenz erscheint als App-Icon. Ab dann: ein Tap öffnet die App, ein weiterer Tap stempelt.

Passwort vergessen? Klicke auf den Link auf der Login-Seite. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen.

Dashboard – Deine Übersicht

Nach dem Login siehst du dein persönliches Dashboard. Das ist deine Zentrale – von hier aus machst du alles.

• Begrüssung mit Datum und Uhrzeit
• Stempel-Buttons (Kommen / Pause / Gehen) – das Herzstück
• Drei Metrikkarten:
• Heute: Wie viele Stunden du heute gearbeitet hast (mit Fortschrittsbalken bis zum Tagessoll)
• Gleitzeit-Saldo: Dein aktueller Überstunden-/Minusstunden-Stand – positiv heisst du hast Stunden "gut", negativ heisst du schuldest noch Stunden
• Ferien-Rest: Wie viele Ferientage du noch hast (von deinem Jahresanspruch)
• Letzte Buchungen: Deine letzten Zeiteinträge zur Kontrolle

Stempeln – Kommen / Pause / Gehen

Die Stempeluhr funktioniert wie eine Ampel: Gold heisst "kannst du klicken", Grau heisst "nicht verfügbar". So siehst du immer sofort, was der nächste logische Schritt ist.

Arbeitsbeginn

• Klicke auf Kommen (goldener Button)
• Die Uhr läuft ab jetzt
• Der Button wird grau (du bist ja schon da), Pause und Gehen werden gold

Pause machen

• Klicke auf Pause – z.B. für die Mittagspause
• Die Pausenzeit wird gezählt, aber nicht als Arbeitszeit gerechnet
• Klicke auf Zurück um weiterzuarbeiten
• Du kannst mehrere Pausen am Tag machen

Feierabend

• Klicke auf Gehen
• Dein Arbeitstag wird abgeschlossen
• Die Stunden erscheinen sofort in deiner Übersicht und in der Monatsansicht

Wichtig: Falls du vergisst zu stempeln, ist das kein Drama – du kannst es nachtragen (siehe nächster Abschnitt). Die Praxisleitung kann es auch korrigieren. Plus: für besonders schnelles Stempeln gibt es NFC-Tags – siehe Allgemeine Hinweise → NFC-Tag.

Zeit nachtragen

Falls du vergessen hast zu stempeln – das passiert jedem. Du kannst Zeiten bis zu 7 Tage rückwirkend nachtragen, musst aber einen kurzen Kommentar dazu schreiben. Das ist keine Schikane, sondern dient der Nachvollziehbarkeit.

1. Menü → Zeiten
2. Klicke auf Nachtrag
3. Fülle aus:
4. Datum (maximal 7 Tage zurück)
5. Startzeit und Endzeit
6. Pause in Minuten
7. Kommentar (Pflicht, mindestens 10 Zeichen – z.B. "Vergessen zu stempeln, war im Labor")
8. Klicke auf Nachtrag speichern

Das System prüft automatisch, ob es an dem Tag bereits Einträge gibt (keine Überlappungen möglich) und ob das Datum nicht zu weit zurückliegt.

Monatsübersicht

Hier siehst du den ganzen Monat auf einen Blick – wie ein digitales Stundenblatt. Das ist die gleiche Ansicht, die auch deine Praxisleitung sieht, wenn sie deine Zeiten prüft.

1. Menü → Zeiten → Monatsübersicht
2. Du siehst für jeden Tag: Kommen, Gehen, Pause, Arbeitszeit, Soll, Differenz
3. Wochenenden und Feiertage sind grau hinterlegt
4. Tage ohne Buchung bleiben leer – dort fehlt ein Eintrag oder es war ein freier Tag
5. Unten: Zusammenfassung mit Ist-Stunden, Soll-Stunden und Saldo
6. Navigation: Mit den Pfeilen zum Vormonat/Nächsten Monat wechseln

Absenzen – Ferien und Abwesenheiten

Absenzen sind alles, was kein normaler Arbeitstag ist: Ferien, Krankheit, Fortbildung, Militär, etc. Statt ein Formular auszufüllen und der Praxisleitung in die Hand zu drücken, stellst du den Antrag digital. Die Praxisleitung wird automatisch benachrichtigt und kann mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.

Übersicht ansehen

1. Menü → Absenzen
2. Du siehst drei Karten, die dir sofort zeigen, wo du stehst:
3. Ferien-Guthaben (dein Jahresanspruch)
4. Bezogen / Geplant (was du schon gebraucht hast + was genehmigt aber noch nicht bezogen ist)
5. Restguthaben mit Fortschrittsbalken
6. Darunter: Liste deiner bisherigen Anträge mit Status (Grün = genehmigt, Orange = wartet auf Entscheid)

Neuen Antrag stellen

1. Klicke auf + Neuer Antrag
2. Wähle:
3. Art der Absenz (Ferien, Krankheit, Fortbildung, etc.)
4. Umfang (Ganzer Tag / Halber Tag)
5. Von-Datum und Bis-Datum
6. Das System berechnet automatisch die Arbeitstage – Wochenenden und Feiertage werden abgezogen. Du siehst sofort: "= 4 Arbeitstage"
7. Kommentar eingeben (optional, aber hilfreich für die Praxisleitung)
8. Klicke auf Antrag einreichen
9. Die Praxisleitung wird sofort benachrichtigt

Antrag zurückziehen

• Solange der Status "Offen" ist (orange), kannst du den Antrag stornieren
• Einmal genehmigt (grün), muss die Praxisleitung das rückgängig machen

Benachrichtigungen

Die Glocke in der Sidebar ist dein Briefkasten. Du wirst benachrichtigt wenn: - Dein Absenz-Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde - Der Monat von der Praxisleitung freigegeben wurde - Etwas an deinen Zeiten korrigiert wurde

Klicke auf die Glocke um alle Benachrichtigungen zu sehen. Ungelesene werden mit einer Zahl angezeigt.

Abmelden

Klicke auf Abmelden unten in der Sidebar. Auf einem geteilten Gerät (z.B. Tablet an der Rezeption) immer abmelden!

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Allgemeine Hinweise

Farben und Bedeutung

Auf dem Handy nutzen

1. Öffne deinen Standort-Link im Browser
2. Tippe auf "Teilen" → "Zum Home-Bildschirm"
3. myPraesenz erscheint als App-Icon
4. Ein Tap öffnet die App, ein weiterer Tap stempelt

NFC-Tag – schnellster Weg zum Stempeln

In Deiner Praxis hängen NFC-Tags (kleine Aufkleber) bei der Rezeption oder im Eingangsbereich. Damit stempelst Du direkt mit dem iPhone, ohne die App zu öffnen. Funktioniert für alle Rollen – auch wenn Du als Praxisleitung oder Standortleitung selber mitstempelst oder Mitarbeitenden zeigst, wie es geht.

Erstmal einrichten: 1. Logge Dich am iPhone in der myPraesenz-App ein (Login wie sonst) 2. Häkchen Angemeldet bleiben lassen 3. Optional: App auf den Home-Screen — Safari → Teilen → Zum Home-Bildschirm

Stempeln: 1. iPhone entsperren 2. iPhone-Oberkante (Kamera-Seite) an den NFC-Tag halten 3. Banner erscheint mit URL → kurz tippen 4. Stempelung ist erledigt

Probleme? - Kein Banner: iPhone muss entsperrt sein. iPhone XR und älter: NFC im Kontrollzentrum aktivieren. - "Nicht angemeldet": einmal manuell über die Login-Seite einloggen, dann funktioniert's wieder. - Cookie: ist 30 Tage gültig — danach einmal neu einloggen.

Datensicherheit

• Jeder Standort sieht nur seine eigenen Daten – die Mandantentrennung ist in der Datenbank erzwungen
• Alle Änderungen werden im Audit-Log protokolliert
• Die Daten liegen verschlüsselt in einem Schweizer/EU-Rechenzentrum
• Passwörter werden verschlüsselt gespeichert (bcrypt) – niemand kann dein Passwort einsehen

Hilfe und Support

Bei Problemen wende dich an deine Praxisleitung oder den Systemadministrator.